Kamis, 04 Juni 2015

7.Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis




Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.


Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat
a)    Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.
b)    Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c)    Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:
a).   Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c).    Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d).    Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e).    Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.


http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan_11.html

6. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis



Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.





4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

  1. keputusan untuk meneruskan pesan
  2. keputusan untuk menanggapi audiens
  3. keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

  1. apakah tujuan tersebut realistik
  2. apakah waktunya tepat
  3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
  4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1. Cara mengembangkan profil audiens.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

  1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
  2. siapa audiens
  3. reaksi audiens
  4. tingkat pemahaman audiens
  5. hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

  1. cari apa yang diingikan oleh audiens
  2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
  3. berikan semua informasi yang diperlukan
  4. pastikan bahwa informasinya akurat
  5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

10. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

1. Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :
               1. Storyteller's tour
               2. Random list
               3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
               4. Journalist  approach


·         question and answer approach



2. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

11. Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

https://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/
http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/7pengorganisasian-dan-revisi-pesan.html

5. Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis



Keuntungan menguasai teknologi informasi



A. Dalam Bidang Sosial

Keuntungan : Kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.



B. Dalam Bidang Pendidikan

Keuntungan :

  1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.
  2. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses pendidikan.
  3. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
  4. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan sistem TIK.

C. Dalam Bidang Ekonomi

Keuntungan :

  1. Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
  2. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi bisnis suatu perusahaan atau perorangan
  3. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.

D. Dalam Bidang Pemerintahan

Keuntungan :

  1. Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
  2. e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien, dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan industri.
  3. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.

Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Komunikasi Bisnis


Bidang Teknologi Informasi memberi prospek pada bangsa Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.

Saat ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Penerapan Teknologi Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :


1. Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem operasi, basis data, network management dan lain-lain.


2. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi & keuangan dan lain-lain.


3. Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan produk/jasa yang ditawarkan.

Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem electronic data interchange (edi) untuk pengiriman dokumen, website dan intranet, dan sebagainya.

Salah satu yang paling menonjol perubahan yang terjadi dalam lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce.E-commerce menyediakan kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh dunia pada biaya kecil.E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai pembelian, penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan komputer, terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak hanya untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat.Hari ini perusahaan kecil sekarang memiliki kesempatan untuk bersaing dengan perusahaan besar, konsumen toko dari rumah atau lokasi manapun 24 jam sehari, dan individu bekerja di rumah, di mana membantu perekonomian dengan sedikit lalu lintas.Online advertising telah meningkatkan keuntungan banyak organisasi secara besar-besaran dengan memungkinkan perusahaan untuk mencapai jumlah konsumen yang luas dengan harga lebih murah.

Teknologi Informasi tidak hanya membawa manfaat dalam organisasi,tetapi kepuasan pelanggan juga meningkat dengan pelaksanaan Internet. Hari ini, pelanggan lebih berpengetahuan tentang kualitas dan ketersediaan produk yang ada di pasar yang bersaing.Melalui penggunaan internet dan perdagangan elektronik,konsumen dapat menemukan ribuan produk dan mencari kualitas terbaik dan harga.Banyak perusahaan juga memiliki on-line membantu, misalnya, jika Anda ingin membeli sebuah televisi on line dan membutuhkan pertanyaan yang diajukan, Anda bisa cukup klik pada “on-line membantu” icon dan seseorang akan segera membantu Anda.Sebelum IT dilaksanakan, mengambil persediaan dan penjadwalan untuk bahan-bahan untuk datang mengambil banyak pengambilan keputusan dan perencanaan.Sebuah perusahaan tidak ingin memiliki kelebihan dari bahan baku ware-rumah mereka, atau tidak cukup bahan. waktu pendekatan persediaan membantu masalah itu dengan menjadwalkan bahan-bahan untuk tiba di gudang kapan tepatnya diperlukan.



Pengaruh Pemanfaatan Teknologi Informasi dalam Pengambilan Keputusan Bisnis


Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung banyak faktor yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi itu sendiri yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi tersebut. Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan digunakan untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi.



Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi bisnis dapat memberikan keunggulan kompetitif. Teknologi informasi merupakan sumber daya keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi informasi dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi.



Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada kemudahan dan pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam sistem karena teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya. Suatu hal yang amat penting diperhatikan oleh perilaku bisnis dalam merapkan teknologi informasi adalah sejauh mana keberhsilan sistem tersebut membawa dampak positif dalam peningkatan kinerja baik individual maupun organisasi secara keseluruhan.



Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi perusahaan atau organisasi harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi dan keefektifan serta pemanfaatan dari pemakaian teknologi informasi tersebut. Untuk mengukur seberapa besar manfaat atau pengaruh teknoligi sistem informasi dalam suatu perusahaan atau organisasi diperlukan suatu evaluasi untuk memberikan gambaran keberhasilan sistem itu sendiri. Evaluasi yang dilakukan terhadap teknologi sistem informasi bermula dari pemakai. Karena pemakai dapat berasumsi mengenai teknologi sistem informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan dan sesuai dengan kebutuhannya.



Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur, operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk memanfaatkan teknologi sistem informasi. Oleh sebab itu, evaluasi pemakai digunakan sebagai tolak ukur untuk keberhasilan penggunaan dan kualitas jasa sistem informasi yang dihubungkan dengan kecocokan tugas dan teknologi. Sehingga dengan evaluasi pemakai mempunyai hubungan yang positif signifikan terhadap peningkatan kinerja suatu organisasi bisnis.







http://yundafadila.blogspot.com/2015/04/5-teknologi-informasi-dalam-komunikasi_87.html