7.Pengorganisasian dan Revisi Pesan Pesan Bisnis

Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline

Untuk mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut dapat dilakukan dengan cara :

1.       Mendefinisikan dan Mengelompokkan Ide

Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :

 a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus melakukan dan memikirkannya.

b. Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.

 c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.

2.       Menentukan Urutan dengan Rencana Organisasional

Setelah mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui dua pendekatan yaitu :

a. Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika menggunakan pendekatan ini.

 b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin, good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.

Pemilihan Kata Yang Tepat

Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:

1.    Pilihlah kata yang sudah familiar

Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.

2.    Pilihlah kata-kata yang singkat

Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens. Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan benar.

3.    Hindari kata-kata yang bermakna ganda

Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam – macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan bisnis.

Membuat Kalimat Yang Efektif

Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata benda.

1.    Tiga jenis kalimat

a)    Kalimat Sederhana

Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung maupun tidak langsung.

b)    Kalimat Majemuk

Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.

c)    Kalimat kompleks

Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa dependen sebagai anak kalimat.

2.    Cara mengembangkan paragraf

Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan paragraf:

a).   Ilustrasi

Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.

b).   Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)

Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.

c).    Pembahasan Sebab-Akibat

Agar dapat memberikan arah yang jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.

d).    Klasifikasi

Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.

e).    Pembahasan Pemecahan Masalah

Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi

Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang. Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.

http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

http://blogserbabis.blogspot.com/2014/04/makalah-revisi-pesan-pesan-bisnis.html

http://wijayahery.blogspot.com/2011/03/pengorganisasian-pesan-pesan-bisnis.html

http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan_11.html

6. Perencanaan Pesan-Pesan Bisnis

Perencanaan bisnis merupakan satu langkah strategis bagi pencaaian tujuan suatu organisasi secara menyeluruh. Pesan-pesan bisnis yang terencana dengan baik mempermudah pencapaian tujuan komunikasi. Makalah ini akan menjelaskan tentang perencanaan pesan-pesan bisnis yang difokuskan pada perencanaan pesan-pesan bisnis secara tertulis

Yang termasuk perencanaan pesan-pesan bisnis adalah :

1. Pemahaman Proses Komposisi

Penyusunan proses komposisi seperti halnya proses menciptakan lagu;merencanakan lagu, membuat aransemen dan menentukan musisinya hinnga melakukan revisi-revisi hingga lagu enak didengar. Begitu juga proses penyusunan pesan-pesan bisnis; perencanaan, pengorganisasian, dan revisi.

2. Perencanaan

Beberapa hal perlu diperhatikan dalam perencanaan diantaranya maksud komunikasi, sasaran audiens, ide pokok, saluran yang digunakan.

3. Pengorganisasian

Organisasi dan komposisi erat kaitannya dengan penyusunan kata kalimat, dan paragraf perlu diperhatikan penggunaan kata, kalimat, dan paragraf yang sederhana, mudah dimengerti, dan dilaksanakan.

4. Revisi

Seluruh maksud dan isi pesan ditelaah kembali dari substansi pesan yang akan disampaikan,gayapenulisa, struktur kalimat, dan bagaimana tingkat pemahaman. Pengecekan dilakukan agar pesan tersampaikan sesuai perencanaan.

5. Penentuan Tujuan

Tahap pertama dalam merencanaka suatu pesan bisnis adalah memikirkan maksud atau tujuan komunikasi. Untuk dapat melakukan hal itu, pertama anda harus menentukan tujuan yang jelas sesuai tujuan organisasi.

6. Mengapa tujuan harus jelas

Penentuan tujuan yang jelas bagi suatu organisasi akan dapat membantu proses pengambilan keputusan yang mencakup antara lain :

1. keputusan untuk meneruskan pesan
2. keputusan untuk menanggapi audiens
3. keputusan untuk memusatkan isi pesan

7. Tujuan komuikasi bisnis.

Secara umum ada tiga tujuan komunikasi bisnis yaitu : memberi informasi, persuasi, dan melakukan kolaborasi

8. Cara menguji tujuan

Untuk menguji apakah suatu tujuan yang telah ditetapkan tersebut sudah baik atau belum perlu pengujian dengan empat pertanyaan berikut.

1. apakah tujuan tersebut realistik
2. apakah waktunya tepat
3. apakah orang yang mengirimkan pesan sudah tepat
4. apakah tujuannya selaras dengan tujuan orgsnisasi perusahaan

9. Analisis Audiens

Bila suatu komunikasi telah memiliki maksud dan tujuan yang jelas, langkah berikutnya adalah memperhatikan audiens yang akan dihadapi.

1. Cara mengembangkan profil audiens.

Mengembangkan suatu profi audiens boleh dikatakan gampang – gampang susah. Penentuan profil audiens dalam hal ini tidak akan mengalami kesulitan karena audiens adalah orang – orang yang sudah dikenal, akantetapi akan menjadi sulit bila belum.dalam kasus ini komunikator perku melakkukan investigasi untuk mengantisipasi reaksi mereka.

1. menentukan ukuran serta komposisi audiens
2. siapa audiens
3. reaksi audiens
4. tingkat pemahaman audiens
5. hubungan komunikator dengan audiens

2. Cara memuaskan audiens akan kebutuhan informasi

Kunci komunikasi yang efektif adalah dengan menentukan kebutuhan informasi audiens dan selanjutnya berusaha memenuhi kebutuhan tersebut dengan lima tahap di bawah ini ;

1. cari apa yang diingikan oleh audiens
2. antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
3. berikan semua informasi yang diperlukan
4. pastikan bahwa informasinya akurat
5. tekankan ide – ide yang menarik bagi audiens

3. Cara memuaskan kebutuhan motivasional audiens

Ada kecenderungan bahwa audiens tidak mau mengubah sesuatu yang ada dengan hal yang lebih baru. Cara mengatasinya adalah dngfan mengatur pesan – pesan sedemikian rupa sehingga pesan yang disampaikan dapat diterima audiens dengan mudah. Pendekatan yang dapa deliakukan adalah dengan memberikan argumentasi yang bersifat rasional. Meskipun pendekatan argumentasi merupakan cara yang baik, perlu juga untuk mencoba menggunakan pendekatan emosi.

10. Penentuan Ide Pokok

Setelah menganalisis tujuan dan audiens delanjutnya adalah menentuka cara mencapai tujuan tersebut. Setiap pesan bisnis akan bermuara pada satu tema pokok yaitu ide pokok.

Sebelum menentukan ide pokok hal – hal penting yang harus diidentifikasikan terlebih dahulu :

1. Teknik Curah Pendapat

beberapa teknik curah pendapat yang dapat digunakan antara lain :

               1. Storyteller's tour
               2. Random list
               3. cfr (conclusions findings recomendation) worksheet
               4. Journalist  approach

·         question and answer approach

2. Pembatasan Cakupan

Penyajian informasi rutin terhadap audiens hendaknya menggunakan kata – kata yang singkat. Ide pokok dari pesan – pesan disesuaikan dengan waktu yang tersedia sehingga poin yang penting tidak terabaikan selain itu ide pokok yang disampaikan harus mudayh dimengerti dan diterima oleh audiens.

11. Seleksi saluran dan media

Ide pokok dari pesan – pesan bisnis dapat disampaikan melalui dua saluran yaitu saluran lisan atau oral atau tertulis.

1. Komunikasi Lisan

Salah satu kebaikan dari komunikasi lisan adalah kemampuan memberikan feedback dengan segera. Kelebihan lain adalah sifatnya yang ekonomis. Pendekatan lisan juga bermanfaat apabila yang disajikan adalah informasi kontroversial karena reaksi audiens dapat terbaca dari bahasa isyarat mereka.

2. Komunikasi Tertulis

Salah satu kelebihan komunikasi tertulis adalah peneulis mempunyai keempatan untuk merencanakan dan mengendalikan pesan – pesan mereka. Suatu format tulisan diperlukan jika informasi disampaikan kompleks dan dibutuhkan catatan permanan untuk referensi.

https://marzocchiahmed.wordpress.com/2013/01/24/pesan-pesan-bisnis-kombis/
http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/7pengorganisasian-dan-revisi-pesan.html