Komunikasi dalam Organisasi

a. Pola Komunikasi

            Secara umum, pola komunikasi (patterns of communications) dapat dibedakan menjadi dua saluran (Purwanto, 2006 : 40 - 45), yaitu :

a)      Saluran Komunikasi Formal

            Dalam struktur organisasi garis, fungsional, maupun matriks, akan tampak berbagai macam posisi atau kedudukan masing-masing sesuai dengan batas tanggung jawab dan wewenangnya. Dalam kaitannya dengan proses penyampaian informasi dari manajer kepada bawahan, pola transformasi informasinya dapat berbentuk 3 pola yaitu :

1)      Komunikasi dari atas ke bawah

            Komunikasi dari atas ke bawah (top-down) merupakan jalur komunikasi yang berasal dari atas (manajer) ke bawah (karyawan) merupaka penyampaian pesan yang dapat berentuk perintah, instruksi, maupun prosedur untuk dijalankan para bawahan dengan sebaik-baiknya.

            Menurut Katz dan Kahn, komunikasi ke bawah mempunyai lima tujuan pokok, yaitu :

·         Memberikan pengarahan atau instruksi kerja tertentu,

·         Memberikan informasi mengapa suatu pekerjaa harus dilaksanakan,

·         Memberikan informasi tentang prosedur dan praktik organisasional,

·         Memberikan umpan balik pelaksanaan kerja kepada para karyawan,

·         Menyajikan informasi mengenai aspek ideology dalam membantu organisasi menanamkan pengertian tentang tujua yang ingin dicapai.

2)      Komunikasi dari bawah ke atas

            Komunikasi dari bawah ke atas (buttom-up communication) berarti alur pesan yang disampaikan berasal dari bawah (karyawan) menuju ke atas (manajer). Pesan mula-mula berasal dari para karyawan yang selanjutnya disampaikan ke jalur yang lebih tinggi.

3)      Komunikasi Horizontal

            Komunikasi horizontal (horizontal communication) atau sering disebut dengan komunikasi lateral (lateral communication) adalah komunikasi yang terjadi antara bagian-bagian yang memiliki posisi sejajar atau sederajat dalam suatu organisasi.

            Tujuan komunikasi horizontal antara lain untuk melakukan persuasi, mempengaruhi, dan memberikan informasi kepada bagian atau department yang memiliki kedudukan sejajar.

4)      Komunikasi Diagonal

            Komunikasi diagonal (diagonal communication) melibatkan komunikasi antara dua tingkat (level) orgnisasi yang berbeda. Contohnya adalah komunikasi formal antara manajer pemasaran dengan bagian pabrik, antara manajer produksi dengan bagian promosi, antara manajer produksi dengan bagian akuntansi dan lain sebagainya

b)      Saluran Komunikasi Informal

            Dalam jaringan komunikasi informal, orang-orang yang ada dalam suatu organisasi, tanpa memperdulikan jenjang hierarki, pangkat dan kedudukan atau jabatan, dapat berkomunikasi secara luas. Meskipun hal-hal yang mereka perbincangkan bisaanya bersifat umum, seperti mengobrol tentang humor yang baru didengar, keluarga, anak-anak, dunia olahraga, musik, acara film, dan sinetron TV, dan kadang kala mereka juga membicarakan hal-hal yang berkaitan dengan situasi kerja yang ada dalam organisasinya.

b. Cara Mengelola Komunikasi

1.   Menangani pesan-pesan yang bersifat rutin

2.   Menangani krisis komunikasi

3.  Komunikator perlu meningkatkan dan memperlancar kemampuan berbahasa dan ketrampilan presentasinya.

4. Meningkatkan Keterampilan Komunikasi

5.   Latihan dan praktek terus-menerus, belajar dari kesalahan sendiri dan orang lain.

c. Hambatan Komunikasi Organisasi

kondisi berikut merupakan masalah komunikasi umum yang memegang organisasi pada tingkat rendah efektivitas :

1). Manajer menggunakan komunikasi sebagai proses korektif daripada sebagai proses pencegahan. Manajer tidak sabar untuk berkomunikasi dengan karyawan sampai setelah serikat sedang mencoba untuk menata tanaman. Sebagai masalah muncul, manajer harus berkomunikasi. Upaya Larut komunikasi sering dilihat oleh karyawan sebagai manipulasi. 

2). Manajer mengambil orientasi solusi untuk masalah komunikasi daripada orientasi kausal.  Upaya  masalah komunikasi  sering  untuk  sementara  mengurangi  gejala. Penelitian masalah diperlukan, terkait dengan faktor-faktor penyebab yang spesifik. 

3). Kesalahan manajer dalam pengolahan informasi untuk komunikasi. Pengiriman pesan  tidak  menjamin  pemahaman  pesan.  Manajer  perlu  menentukan  efektivitas transmisi informasi mereka.

 4).      Manajer tidak memiliki konsep diri yang akurat dari peran mereka dalam proses komunikasi.  yaitu tidak akurat menyadari bagaimana orang lain melihat  mereka. Kecuali manajer dipandang sebagai kredibel, namun, pesan mereka mungkin ditolak. 

5). Manajer tidak mengakui komunikasi organisasi sebagai area fungsional tunduk pada  perbaikan  dan  kecanggihan.  Manajer  membutuhkan  sistem  pelaporan  yang memberitahu  mereka  untuk  kebutuhan  perbaikan  dalam  fungsi  komunikasi  pada waktunya untuk menghindari kondisi krisis.

http://comunitaseconomic.blogspot.com/2012/10/komunikasi-bisnis_6.html

http://jemmyaffan.blogspot.com/2012/04/pengelolaan-komunikasi.html

http://muktikomunikasi.blogspot.com/2014/06/hambatan-komunikasi-organisasi.html