9. Presentasi Bisnis

Persiapan Dasar Presentasi Bisnis

a.      Penguasaan terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan

Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.

b.      Penguasaan berbagai alat bantu presentasi dengan baik

Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.

Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ), transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi, VCR, dan LCD Projector.

c.       Menganalisis siapa audiens  ( Who, What, Where, When, Why, How )

Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat melakukan berbagai persiapan antisifatif.

d.      Menganalisis berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi

Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.

Penggunaan Alat Bantu dalam Presentasi

a.       Papan tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)

Merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat  bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi

b.      Flip Charts

adalah sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran  penuh. Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.

c.       Transparansi overhead project

nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para  pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dsb.

d.      Papan tulis elektronik

Papan tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya

e.       Video cassete recorder (vcr)

Video cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program  pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC, SECAM

f.        PANEL LCD

Panel liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer  jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.

g.       Proyektor LCD

Proyektor LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami  perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)

Menganalisa Audiens

Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam  pertanyaan mendasar berikut ini :

1.      Siapa audiensnya?

Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.

2.      Apa yang diinginkan audiens?

Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.

3.      Dimana melakukan persentasi?

Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.

4.      Kapan melakukan persentasi?

Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan  persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).

5.      Mengapa melakukan persentasi?

Sebelum melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab  pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.

6.      Bagaimana melakukan persentasi?

Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.

http://www.academia.edu/9420401/MAKALAH_KOMUNIKASI_BISNIS_PRESENTASI_BISNIS

http://fajarhidayat14.blogspot.com/2013/04/persiapan-presentasi.html

http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/9-presentasi-bisnis_21.html 

8. Perencanaan Laporan Bisnis

 Pengertian dan Jenis Laporan Bisnis

Laporan bisnis adalah suatu laporan yang bersifat netral, memiliki tujuan yang jelas serta menyajikan fakta kepada seorang atau lebih dalam rangka mencapai tujuan bisnis tertentu.

Laporan  bisnis  ialah  setiap  dokumen  faktual  yang  menyatakan  tujuan  perusahaan merupakan sarana manajerial  untuk menginformasikan atau memberikan kontribusi  pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.

Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai  suatu laporan yang memiliki  sifat  netral  , tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana penyajian fakta kepada seseorang atau untuk kepentingan bisnis tertentu.

Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif, tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi  dari  suatu bagian organisasional  atau dari  saru institusi  atau  lembaga  ke  lembaga  lain  untuk  membantu  pengambilan  keputusan  atau pemecahan masalah.

Laporan fakta meliputi kejadian-kejadian, kondisi, mutu, perkembangan, hasil, produk, masalah, atau saran pemecahan. Laporan dapat membantu penerima memahami situasi bisnis yang kompleks,  menyelesaikan tugas-tugas  teknik,  atau merencanakan prosedur-prosedur, pemecahan masalah, dan membuat kebijakan tentang perencanaan strategis.

  Bagian Pokok dalam Laporan Bisnis

1.      Pendahuluan

Dalam hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:

a.     Pemberi kuasa : individu atau organisasi yang meminta laporan

b.  Layout atau presentasi : informasi kepada pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.

c.  Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.

d. Maksud : point terpenting dalam pelaporan bisnis

e.  Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan atau batas bahasan

f.   Metodologi : metode pengumpulan informasi

g.  Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis baik lisan maupun tertulis.

h.  Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu mengetahui latar belakang maka,wajib disampaikan.

i.    Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah yang perlu dijelaskan

j.    Keterbatasan : dalam dana , waktu dan sumber  yang tersedia

k.  Rekomendasi

Untuk laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.

2. Teks/isi

     Bagian terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.

3. Penutup

          Bagian penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan, atau memberi rekomendasi.

a.  Rangkuman

Berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.

b. Kesimpulan

Berisi evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi kita sebagai penulis

c.  Rekomendasi

  Menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.

d.  Rencana Tindakan

Merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu  pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.

Pengorganisasian Isi dalam Laporan Bisnis

Ada 2 cara yang dapat digunakan untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi (tak langsung).

1.      Cara Deduksi

Menyampaikan ide pokok dan rekomendasi terlebih dahulu,setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci.Digunakan pada kriteria pembaca:

a.    Esekutif yang sibuk,ingin berita segera,

b.    Ingin mengetahui berita baik atau informasi netral,

c.    Ingin menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.

2.      Cara induksi

Menjelaskan fakta – fakta yang ada terlebih dahulu,kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan pada kriteria pembaca:

a.       Ingin mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,

b.      Ingin mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,

c.       Perlu membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja.

Penulisan Laporan Singkat

a.  Terdiri atas 1-2 halaman

b.  Lebih menekankan pada Body atau tubuh laporan.

c. Elemen Penting, seperti gaya penulisan, grafik penekanan penulisan, judul, dan sub judul, fomat memo atau surat.

Membuat Laporan Bisnis yang Baik

1. Akurat

Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :

a. Jelaskan fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.

b. Laporkan semua fakta yang relevan.

c. Tempatkan fakta yang ada dalam suatu perspektif.

d. Berikan bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.

e. Sajikan hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.

f. Jaga bias pribadi Anda dalam suatu laporan.

2. Keputusan yang Baik                       

Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :

a. Adanya ide pokok pada permulaan suatu laporan.

b. Melihat fakta-fakta yang tersedia.

c. Menerima uraian atau cerita secara menyeluruh.

d. Menggunakan bahasa yang mudah dimengerti.

e. Mempelajari sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.

3. Format, Gaya, dan Organisasi yang Responsif

Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal. Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut.

a. Siapa yang berinisiatif yang membuat laporan?

b. Apakah subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?

c. Kapan suatu laporan dibuat?

d. Ke mana laporan akan dikirim?

e. Mengapa suatu laporan dibuat?

f. Bagaimana sikap pembaca?

http://kunangsenja.blogspot.com/2010/05/penulisan-laporan-singkat.html

http://shariaeconomics.blogspot.com/2010/10/resume-komunikasi-bisnis.html

http://iniaku2012.blogspot.com/2012/05/laporan-bisnis.html

http://iniaku2012.blogspot.com/2012/05/laporan-bisnis.html

http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html

http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/perencanaan-laporan-bisnis_80.html