Pengorganisasian pesan-pesan melalui outline
Untuk
mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar
pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal
tersebut dapat dilakukan dengan cara :
1.
Mendefinisikan dan Mengelompokkan
Ide
Memutuskan apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar
bagi setiap komunikator yang harus dicari
pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang
panjang dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting
artinya. Hal ini karena dengan adanya outline akan sangat membantu
memvisualisasikan hubungan antara bagian yang satu dengan bagian yang lain.
Selain itu, outline juga membantu untuk mengkomunikasikan ide-ide dengan cara
yang lebih sistematik, efisien dan efektif. Melalui perencanaan yang baik
outline akan membantu mengekspresikan transisi antara ide-ide sehingga audiens
akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline secra garis besar
dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai dengan Ide Pokok, akan sangat
membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum dari suatu pesan. Ide pokok
dirangkum ke dalam dua hal yaitu : keinginan terhadap audiens untuk melakukan
dan memikirkannya, sebagai alasan yang mendasar bagi audiens mengapa harus
melakukan dan memikirkannya.
b.
Menyatakan hal-hal pendukung yang penting, yang akan sangat berguna dalam
mendukung ide-ide pokok.
c. Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti,
semakin banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan
semakin baik.
2.
Menentukan Urutan dengan Rencana
Organisasional
Setelah
mengelompokkan ide-ide, langlah selanjutnya adalah menentukan urutan-urutan
terhadap ide-ide tersebut aga selaras dengan rencana organisasional, melalui
dua pendekatan yaitu :
a.
Pendekatan Langsung (direct approach), sering disebut juga dengan pendekatan
deduktif , dimana ide pokok muncul paling awal, kemudian diikuti bukti-bukti
pendukungnya. Biasanya reaksi dari audiens akan positif dan menyenangkan jika
menggunakan pendekatan ini.
b. Pendekatan Tidak Langsung (indirect
approach), atau sering disebut dengan pendekatan induktif, dimana bukti-bukti
diletakan paling awal, kemudian baru diikuti dengan ide pokok. Biasanya audiens
akan merespon negatif dan tidak menyenangkan. Setelah menganalisa berbagai
kemungkinan respon yang ada dari dalam diri audiens serta telah menemukan suatu
pendekatan yang terbaik, maka tahap selanjutnya adalah menentukan jenih pesan
yang akan dibuat atau disampaikan. Secara garis besar jenis pesan yang dapat di
sampaikan meliputi permintaan langsung (direct request), pesan-pesan rutin,
good news atau goodwill, pesan-pesan bad news dan pesan-pesan persuasif.
Pemilihan
Kata Yang Tepat
Pemilihan kata dalam penyampaian pesan – pesan bisnis kepada audiens sangat
penting. Penggunaan kata asing yang sukar dimengerti adalah pemborosan. Agar
suatu komunikasi dapat tercapai maksudnya, perlu diperhatikan hal-hal berikut:
1.
Pilihlah kata yang sudah familiar
Diperlukan suatu analisis audiens, terutama untuk mengetahui latar belakang
pendidikan dan pengalaman audiens. Pemahaman yang baik terhadap audiens akan
memberikan pengaruh yang baik bagi proses penyampaian pesan – pesan bisnis.
2.
Pilihlah kata-kata yang singkat
Kata-kata yang singkat selain efisien, juga mudah dipahami oleh audiens.
Tetapi kita juga harus memperhatian kaidah penulisan bahasa yang baik dan
benar.
3.
Hindari kata-kata yang bermakna ganda
Penggunaan kata-kata tersebut akan mengakibatkan penafsiran yang bermacam –
macam. Hal ini dapat mengakibatkan tidak tercapainya maksud dari pesan-pesan
bisnis.
Membuat
Kalimat Yang Efektif
Dalam menyusun suatu kalimat perlu diperhatikan 3 hal, yaitu kesatuan
pikiran, kesatuan susunan, dan kelogisan. Diketahui bahwa dalam setiap kalimat
paling tidak terdiri atas subjek dan predikat. Subjek dalam predikat akan
menjawab “siapa” atau “apa” yang dilakukan oleh kata kerja dan merupakan topik
suatu bahasan atau sesuatu yang sedang dikatakan dan biasanya berupa kata
benda.
1. Tiga jenis kalimat
a)
Kalimat Sederhana
Suatu kalimat sederhana hanya memiliki sebuah subjek dan predikat. Namun
tidak menutup kemungkinan suatu kalimat dilengkapi dengan objek baik langsung
maupun tidak langsung.
b)
Kalimat Majemuk
Kalimat majemuk berisi dua atau lebih klausa independen dan tidak mempunyai
klausa dependen. Klausa independen merupakan lausa yang dapat berdiri sendiri
atau mempunyai pengertian yang utuh, sedangkan klausa dependen adalah klausa
yang tidak dapat berdiri sendiri sehingga tidak memiliki klausa yang utuh.
c)
Kalimat kompleks
Kalimat kompleks berisi sebuah klausa independen dan satu atau lebih klausa
dependen sebagai anak kalimat.
2. Cara mengembangkan paragraf
Ada dua pendekatan untuk mengembangkan suatu paragraf, pendekatan induktif
dan pendekatan deduktif. Pendekatan induktif dimulai dengan berbagai alasan
terlebih dahulu baru dibuat kesimpulan, sedangkan deduktif dimulai dari
kesimpulan, baru diikuti dengan alasan-alasannya. Cara-cara mengembangkan
paragraf:
a).
Ilustrasi
Untuk mengembangkan suatu paragraf dapat digunakan suatu ilustrasi yang
dapat memberikan gambaran terhadap ide atau gagasan umum.
b).
Perbandingan (Persamaan & Perbedaan)
Anda dapat mengembangkan paragraf dengan cara membandingkan persamaan
maupun perbedaan terhadap suatu pemikiran dengan pemikiran yang lain.
c).
Pembahasan Sebab-Akibat
Agar dapat memberikan arah yang
jelas terhadap suatu pokok bahasan tertentu.
d).
Klasifikasi
Untuk mempermudah pemahaman paragraf bagi pengirim pesan dan penerima
pesan. Selain itu agar suatu topik bahasan menjadi lebih terarah atau terfokus.
e).
Pembahasan Pemecahan Masalah
Untuk memberikan latihan analitis yang sangat diperlukan bagi seseorang
dalam pengambilan keputusan-keputusan penting bagi suatu organisasi
Paragraf hendaknya jangan terlalu singkat namun juga jangan terlalu panjang.
Yang penting, suatu paragraf harus merupakan kesatuan ide atau gagasan yang
utuh, menggunakan kata-kata transisi, kata ganti, atau kata kunci sebagai
penghubung antara kalimat yang satu dengan yang lainnya, dan jelas.
http://yundafadila.blogspot.com/2015/05/pengorganisasian-dan-revisi-pesan-pesan_11.html
Tidak ada komentar:
Posting Komentar